Dalam dunia bisnis, invoice tagihan sangat penting untuk divisi keuangan. Pasalnya, invoice akan menjadi bukti dari sebuah transaksi, terutama untuk melakukan penagihan pembayaran kepada pembeli.
Adapun invoice yang baik adalah yang memiliki kode transaksi, detail pembelian, dan sebagainya. Ayo, ketahui selengkapnya tentang invoice di artikel berikut!
Definisi
Invoice tagihan adalah tanda bukti pembelian yang digunakan saat melakukan penagihan pembayaran kepada pembeli. Oleh sebab itu, ini merupakan dokumen penting dalam sebuah transaksi perusahaan.
Komponen-Komponen Utama dalam Invoice Tagihan
Berikut ini beberapa komponen penting dalam sebuah invoice penagihan.
1. Identitas Penagih
Hal pertama yang harus ada pada invoice adalah identitas penagih. Komponen ini tidak boleh hilang, karena bisa memperjelas klien terkait asal dari invoice tersebut. Dalam hal ini, Anda bisa meletakkan nama, alamat, dan kontak untuk dihubungi atau logo perusahaan.
2. Identitas Pihak Klien
Pada invoice tagihan, Anda juga perlu meletakkan identitas klien. Adapun fungsi dari bagian ini adalah untuk memperjelas siapa yang akan menerima dokumen tersebut. Dalam hal ini, anda bisa meletakkan, nama, alamat, dan nomor telepon klien.
3. Nomor Transaksi
Bagian yang tidak boleh Anda lewatkan selanjutnya adalah nomor transaksi. Nomor ini berfungsi untuk membedakan lembar tagihan satu dengan lainnya. Selain itu, ini juga akan sangat membantu bendahara atau bagian keuangan dalam proses pengarsipan dokumen keuangan.
4. Tanggal Transaksi
Tanggal transaksi sangat penting dalam invoice tagihan. Ini berfungsi sebagai tanda atau bukti kapan transaksi terjadi. Jika ingin lebih meyakinkan, Anda bisa menambahkan jam terjadinya transaksi tersebut.
5. Tanggal Jatuh Tempo
Tidak hanya tanggal transaksi, tetapi tanggal jatuh tempo juga perlu Anda siapkan pada invoice. Tanggal ini akan menunjukkan waktu paling lama pihak klien harus menyelesaikan pembayarannya. Adapun maksimal jatuh tempo invoice, yaitu 1 bulan setelah dibuatnya.
6. Deskripsi Barang atau Jasa
Tentu saja, invoice tagihan dibuat untuk pembelian suatu produk barang atau jasa. Oleh sebab itu, Anda perlu meletakkan deskripsi, berupa penjelasan singkat tentang barang atau jasa yang klien pesan.
Tambahkan secara rinci informasi semua barang dan jasa yang dipesan agar mempermudah klien. Selain itu, sebaiknya Anda tidak lupa menambahkan harga setiap produk sehingga lebih jelas rinciannya dan dipercayai oleh pelanggan.
7. Total Biaya yang Perlu Dibayar
Total biaya ini dibuat untuk mempermudah dalam proses penagihan. Dengan total biaya ini, pelanggan bisa tahu secara jelas berapa uang yang harus dibayarkan untuk melunasi pembelian produk.
8. Ketentuan Pembayaran
Dalam sebuah bisnis, pasti ada ketentuan pembayarannya. Oleh sebab itu, komponen terakhir adalah ketentuan pembayaran. Adapun bagian ini termasuk metode pembayaran, rincian bila pembayaran terlambat, uang muka, diskon, dan sejenisnya.
Pentingnya Invoice dalam Pengelolaan Keuangan Bisnis
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, invoice berfungsi untuk menagih pembayaran pada pembeli. Tanpa adanya invoice tagihan, bisa saja penghutang akan menolak untuk membayar produk karena tidak ada bukti pembelian. Karena itulah, invoice harus Anda berikan kepada pelanggan.
Selain itu, invoice juga memiliki fungsi untuk merincikan transaksi, mengatur akuntansi, dan sebagai pengontrol internal sebuah perusahaan. Oleh sebab itu, banyak perusahaan yang kesulitan dalam melacak pendapatan dan memenuhi kewajiban pajak akibat dari tidak memiliki invoice.
Tidak hanya itu, invoice juga bisa membantu menjaga hubungan dengan pelanggan karena transaksi menjadi lebih transparan dan profesional. Jadi, tidak heran banyak yang mengatakan bahwa invoice adalah salah satu kunci sukses bisnis.
Buat Invoice Tagihan Lebih Mudah dengan Aspire!
Setelah mengetahui pentingnya invoice dalam penagihan, Anda sebaiknya tidak lupa untuk membuatnya untuk bisnis. Namun, jika pembuatan dan pengiriman invoice secara manual dirasa cukup merepotkan, maka Anda bisa mempercayakan pembuatan dan pengiriman invoice bisnis kepada manajemen faktur Aspire.
Melalui manajemen faktur Aspire, Anda bisa menyusun invoice profesional dengan desain jenama perusahaan Anda namun tetap mengikuti ketentuan perpajakan. Kemudian, Anda pun bisa mengirimkan invoice tersebut ke klien Anda melalui email. Bahkan, Anda juga bisa menyertakan Payment Link yang bisa membantu mitra bisnis Anda untuk melunasi tagihannya melalui beragam metode pembayaran pilihannya.
Tak cuma sampai situ saja, keunggulan manajemen faktur Aspire lainnya adalah fitur pengingat, di mana Aspire akan mengirimkan pengingat kepada pembeli untuk membayar tagihan sesuai tepat waktu. Hal ini pun membuat Anda bisa menagih invoice tanpa merasa canggung dan menerima uang lebih cepat.
Menariknya, seluruh aktivitas di Aspire dilakukan secara otomatis, sehingga rekonsiliasi juga akan berjalan otomatis ketika pembayaran diterima oleh Anda.
Apalagi ada fitur bulk payment yang memungkinkan Anda untuk transfer uang untuk keperluan bisnis secara kilat dan aman. Informasi lebih lanjut, Anda bisa langsung cek website Aspire sekarang juga!
Invoice Tagihan: Pengertian, Komponen, dan Pentingnya
